資料分析-03【分組與在家上班規劃工具分享 (EasySplit)】

May 16, 2021

資料分析-03【分組與在家上班規劃工具分享 (EasySplit)】

上工以後，因為整個要從頭來過，姐重新經歷了一次建團隊的過程，一開始沒有人，所以得什麼都自己來，慢慢地經過這幾個月團隊逐漸完整，我終於可以開始做更多的事了，所以首先得趕緊再來發幾篇文章刷一下存在感，免得我的好友們都忘記我了….正在思考要寫什麼時就碰到了疫情再次爆發，所以就這塊再來點內容吧…..

緣起

過去這幾天疫情突然大爆發，筆者幾個正在協助營運持續管理機制建置的客戶也紛紛啟動分組異地辦公或分組在家辦公、甚或全面居家辦公的情況。有鑑於此，我前幾天在自己的臉書上分享了去年寫的 資料分析-02【利用社群網路分析有效規劃分組上班】，但總覺得還是沒法符合大家要的，所以跟現在所帶領的EY Data Anlytics團隊的同事討論了一下我那篇文章的概念，他們就用了兩天的時間，給我寫了兩套工具出來…著實驚豔了一下，內部開會討論了一下，我認為兩套工具都有各自適用的情況，所以就都分享給大家試用看看吧！

工具介紹與使用分享

概念簡介

期望透過分析人員之間的關聯，將關連密切的情況分析出來，透過把這些關連切斷以減少人與人之間的接觸。但企業的運作不能只是單純的分組運作，而是需要考量不同組的功能都是完整的、可互相替代的，以避免某一組人被隔離無法作業後，其他組的人卻因功能不完整而仍舊造成業務無法持續營運。

EasY-Split1

首先介紹一個工具是我們團隊Leo寫的，他原理主要是分析人跟人之間的相似性來進行分組的建議，屬性可以隨意增加減少，例如可以列出單位、職務、甚至所在樓層等，然後執行時設定想要分成幾組以後，程式就會跑出分組的建議名單。以下是我試用的紀錄提供各位參考。

步驟1：設定名單與屬性

這個工具的輸入資料很簡單，第一欄輸入的是姓名（或可代表個人的代號）、第二欄以後就依每個人的屬性進行填寫(如下圖)。

雖然看起來我的資料是矩陣式，但實際上工具的使用是以每個人可以有多個屬性來分析，所以是沒有”欄”的概念的。你也可以把你的輸入資料做成下圖

步驟2：執行工具執行檔

目前我使用的是V0.4的工具，歡迎大家使用後提出建議甚或一起改良，未來陸續改良的版本，我會請Leo在其GitHub上持續分享大家。

其實只有三個執行步驟

＊輸入資料的檔名：目前初步階段，所以請各位看倌們就耐心擔待點，目前只有支援csv檔的格式，且只能輸入絕對路徑喔!

＊預計產出資料的檔名：這個一樣請輸入絕對路徑，然後檔名就您隨意取了，基本上我們輸出也是csv格式。

＊想要分成幾組：這邊只要鍵入您期望程式協助幫您分成幾組即可，一般我會建議企業人數夠多的話分成三組，一組在公司、一組在異地辦公室、另一組則在家上班，然後三組可輪流在這些地點執行（請記得換班前要消毒場所）。

步驟3：檢視分析結果

為了要確認複雜一點的資料是否能分得適當，我用剛剛前面較多欄位的資料去跑，程式出來的結果如下圖所示：

再來，為了確認分組是否適當，我將資料做了一些整理(如下圖)，將各個人員以單位、職務、所在位置、其他工作等角度進行顏色註記。

＊單位：可以看出Team1、Team2、Team3的分配中，每一種職務的初核與覆核都以包含，人數比例看起來也還適當。因此任一組都可以單獨運作而不受影響。

＊樓層：以樓層來看也可以看到，各組都有不同樓層的人，避免一旦某一樓層發生問題，而整樓人員被拉回家隔離。不過實際上不同樓層風險也蠻高的，所以如果較大型的企業要規劃最好以不同大樓看區分較好。

＊其他工作：在資料裡包含內部專案1、內部專案2、人員管理等工作，以分組的建議來看，在專案上的分工也是有區隔的。

小結：EasySplit1工具使用心得

整體看起來，我對分組的結果還挺滿意的，唯一美中不足的地方是人員管理的部份沒有分開來，不過再人工簡單調整一下，就可以很快速有一個合理的分工表，我個人認為是不錯的小幫手呢！

EasY-Split2

再來介紹的是我們團隊另一位同仁Sean開發的小工具，這工具是用我前一篇的 資料分析-02【利用社群網路分析有效規劃分組上班】的概念來實作的。比起前一個工具，它更適合適用在以專案為主的工作型態中喔！

步驟1：設定名單與屬性

這個工具的輸入資料也是很直覺簡單，考量到個資的情況，我們設計了假名欄位(如下圖)…避免大家在之後分享的時候會擔心實際資料外洩…

填寫的方式也是很簡單，這個工具的前三欄不可以改動以外，後面的欄位可以隨意依各公司情況隨意增加。以下圖來說，我設定了庶務管理(ADM)、各類專案(PD1、PD2、PD3、Pro-B1…等)，設定的方式只要寫”YES”或”NO”即可。

注意！這工具目前初開發，還不支援中文，所以請各位自行先用代號，待我們更版，或後續有高手陸續加入幫忙，會持續更新的～

步驟2：執行工具執行檔

設定好之後，便可以執行了，本次執行的是v0.5的版次。工具執行方式很簡單，只要直接點擊執行即可，不過請注意，輸入的檔名限定為【Nodelist.csv】並且只能跟執行檔在同一目錄下喔！

另外這程式會跑出社群網路關係圖檔，所以會稍微跑久一點，還請多擔待。

步驟3：檢視分析結果

執行完畢後，會出現幾個檔案

＊Result.csv：這個檔案會將Nodelist.csv的內容再呈現一次，但是增加兩個欄位Degree、Group(如下圖)。

Degree：此為社群網路分析的度中心性(Degree Centrality)，表示該節點與其他點連結的數量。根據現在達到第三級防疫的情況來看，由於我們計算的是一起工作的人數，所以建議每個人的degree數值最好調整在5以下喔！

Group：這個欄位是程式建議的分組資訊，同一個編號的代表為同一組，可以作為分組的參考。

依目前的結果來看，Christopher(A)的風險最高，若該員受感染，則會造成團隊的影響最大，因為他至少可以傳染10位同仁。

＊network1.png：一般人可以看到的圖檔(如下圖)

用圖檔的方式可以清楚地看到，目前團隊的狀況大概會有以下的三個集群，可根據此圖的資訊調整分組情況，然後再一次調整Nodelist.csv後，再執行一次看看分組的效果。

＊Gephi_Network.gexf：這也是圖檔，但需要安裝軟體才能開啟。

步驟4：調整後再執行

根據前面的結果，我將一些重要的事務(ADM)或較大型專案成員(Pro-B1、Pro-B2)再分成兩組(如下圖)

跑出來如下圖，分得不太好…雖然有一些組別出來了，但是還太集中在某些人身上….

最後，調了幾次都不滿意，突然想到，這個是分組的表，代表的只是人不能碰面的分組，並非不能遠端支援，因此我就大膽的做了幾個改變調成下圖

＊Christopher 本來是最重要的人，他的degree最高，因此將他的相關案件與其他人備援外，重點在管理工作上，不得再碰其他人，改成遠端會議型式…

＊Chris與Christopher看起在一些案件上原有互相重疊的情況，所以把兩個人的案件可能碰面的情況都拆開，阻絕碰面的可能性。

＊William看起也有些管工作，所以他原本負責的專案(Pro-B3)就直接排除駐點的情況，只準其遠端支援。

跑出來的社群網路關係圖如下，可以看出終於把相關專案的人分開了。分得我好辛苦阿….

小結：EasySplit2工具使用心得

這個工具設計是用在工作類型係以專案為基礎的情況，尤於專案有大有小、且每個專案都有所謂的專案經理及小組長，因此在規劃時怎麼考慮每個專應該配置的人力要讓客戶能接受，就必須考量老手搭配菜鳥一起才能面對客戶時有效解決問題。因此小妹用我們目前專案的情況的資料進行分析，才能在比較擬真的情況下，瞭解工具的使用狀況。

目前看起來Group欄位的建議效用還沒能發揮更好效果，還得仰賴人工的判斷與調整。不過，之後續如果有調整，會再公布給大家喔!

總結：工具下載與使用

我們這次工具是希望透過對於BCM領域的瞭解，結合資料分析的技術，發展協助企業在進行分組辦公規劃的小工具，重在把複雜的顧問概念透過工具實踐出來，也沒打算拿來發國難財，因此透過Leo與Sean的個人GitHub分享給大家，各位高手可以基於這些概念下發展界面更親民的工具。急於使用的企業們，也可以在他們的GitHub上直接下載exe檔來使用。